Всякие мелочи пожирают кучу времени: отвлекся на уведомление, долго искал ссылку, втянулся в незапланированную переписку. Чтобы с этим бороться, я выработала правила, которые экономят время на рабочей переписке. Буду рада, если вам тоже они помогут.

Сразу давать доступ в гугл-документы

Дурной тон — прислать ссылку на гугл-док и забыть дать доступ. Чтобы сразу открыть документ, нужно пять секунд, а разобраться с доступом — полторы минуты.

Я раньше тоже забывала сразу открывать доступ, но оказалось, что я просто неправильно копировала ссылку. Я копировала из адресной строки:

Это плохо, потому что такая ссылка может не открыться, даже если с доступом всё в порядке. Правильно копировать ссылку надо вот так:

В этом же окошке — настройка прав доступа. Когда копируешь ссылку правильно, сложно забыть дать права, потому что всё в одном окне.

Сначала доступ — потом ссылка

Присылать ссылку на документ в чат

Если я открыла коллеге доступ в документ, глупо ждать, пока он зайдет в почту и найдет уведомление из гугла. Еще глупее писать: «Я дала тебе доступ в документ», — а после этого ждать, пока он зайдет в почту и найдет уведомление из гугла. Поэтому у меня действует правило: «Открыл доступ — отправь ссылку».

Уведомления из гугла у меня автоматически отправляются в корзину. То же самое с уведомлениями из Трелы, Бейскемпа и всех этих штук. Это нужно, чтобы не засорять почту и мозг. Поэтому нет никакого шанса, что я найду ссылку, пока мне не пришлют ее напрямую.

Присылать ссылку напрямую — каждый раз экономит минуту.

Ссылку — в личку

Сразу предлагать время встречи

Если я с кем-то договариваюсь созвониться, сразу предлагаю время. Экономлю два-три сообщения:

К тому же так собеседнику легче сориентироваться.

Назначайте время

Не здороваться отдельным сообщением

Если написать только «Привет!», можно никогда не дождаться ответа. Тут есть два плохих варианта. Первый — написать «привет!» и следом сообщение по делу. Второй — написать «привет!» и ждать ответного привета. Первый отвлекает и заставляет ждать, пока собеседник допечатает. Второй — отвлекает и заставляет написать бессмысленное сообщение.

Обычно я не отвечаю на «привет», а жду сообщения по сути. Когда пишу коллегам сама, сразу перехожу к делу:

Я понимаю людей, которые сначала здороваются: кажется, что это вежливо. Но на деле — это трата времени и внимания собеседника. Вежливости, уважения и заботы в этом нет.

Сразу к делу

Не писать сообщения без вопроса

Взяла за правило ключевые сообщения по работе завершать открытым вопросом. И другое правило — не отвечать на сообщение без вопроса. Если в сообщении нет вопроса, это размышление, на него сложно ответить:

На первое сообщение ответить нечего: есть какая-то абстрактная задача, которая меня не касается. Второе сообщение — обращается ко мне, собеседник ждет моего участия. Не ответить на такое — то же самое, что послать.

Разумеется, это не значит, что надо пихать вопросы везде. Они помогают только там, где нужна реакция собеседника:

Вопросы рулят

Если у вас тоже есть способы экономить время в деловой переписке, дополняйте в комментариях. Если способа нет, но мои понравились, расшарьте: пусть все знают.

Я работаю с Модульбанком и очень его люблю. Поскольку работы много, я сделала редполитику:

Редполитика выполняет три задачи:

• помогает сотрудникам писать хороший текст без помощи редактора;
• задает стандарт, чтобы Модульбанк везде разговаривал одним языком;
• исключает вкусовщину «Я так пишу, потому что это мой авторский стиль».

Сила редполитики в практичности: она не только объясняет правила, но и помогает их применять. Для этого я прописала инструкцию «Девять шагов к хорошему тексту». С ней сотрудник не потеряется в теории, а сможет сразу ее использовать, когда пишет текст. Заодно пояснила, как пользоваться Главредом без боли и страха:

Буду рада, если редполитика Модульбанка вам тоже поможет разгрузить редактора и стандартизировать язык компании.

Бывает, что после отжима текст получается таким:

Здесь проблема в однообразных предложениях. Хорошо, что есть подлежащее и сказуемое, но плохо, что форма слишком заметна. Предложения похожи на наколотые дрова, речь спотыкается. Если визуализировать синтаксис, получится так:

Это неестественно. В жизни речь неоднородная, предложения более живые и разнообразные. На картинке это выглядело бы так:

Перейти от первой картинки ко второй помогают три шага:

На примере

Поэкспериментируем с нашим примером. Сначала читаем вслух:

Я споткнулась здесь:

Заодно стало понятно, что «клиент сэкономит время» — не на месте. Это новая мысль, о которой раньше мы не говорили и которую не раскрываем. Либо выпиливаем, либо обстоятельно рассказываем в отдельном абзаце.

Формально с длиной предложений тут всё в порядке, но из-за однородных членов второй абзац будто состоит из шести коротких предложений. Такое уместно поставить в перечень, но у нас ограничение — перечень нельзя. Поэтому поправим текст: полезное вытащим в отдельные предложения, дополним деталями, разнообразим синтаксис.

Предложения получились разной длины, а синтаксис стал разнообразным: в одном предложении раскрываются детали через двоеточие, другое — начинается с подчинительной связи, а еще одно даже обошлось без глагола — «клиент всемогущ».

Примеры на закрепление

Теперь посмотрите еще пару примеров.

И последний:

Еще один совет, как не наколоть дров в тексте, — это читать хорошую художественную литературу. Она здорово развивает чувство слога.

И еще кое-что. Когда будете распространять предложения, не забудьте об информационной емкости: одно предложение — одна мысль. И не намудрите с синтаксисом, потому что даже длинные предложения должны быть логичными и стройными. Но это тема для отдельной статьи, мы об этом писали в рассылке Главреда. Если подписаны, посмотрите уроки об информационной емкости и синтаксисе. А если нет, подписывайтесь.

В прошлом году мой муж Саша рассказал мне о Пингенде — программе для верстки страниц на Бутстрапе. Если не знаете, что такое «Бутстрап» — забейте. Посмотрите, что такое «Пингендо». Это классная штука, в которой редактор и любой специалист без особых знаний верстки может сверстать целую страницу. Я так сверстала портфолио, курсовую для Школы редакторов и сейчас верстаю большую промостраницу Модульбанку.

Теперь я записала видеоурок о верстке в Пингенде для редакторов и новичков в хтмле. Буду рада, если он поможет создавать крутые информационные продукты.

Пингендо — бесплатная программа, скачать — на сайте. Работает на Маке и Виндоусе.

Когда я искала помощника в Модульбанк, я составила анкету для кандидатов. В анкете был вопрос «Как вы думаете, почему вы справитесь с этой работой?». Я прочитала шестьдесят анкет. Типичные ответы были такими:

У этих ответов один смысл «Потому что я классный». Такой ответ был минусом.

Анкета для вакансии. Чтобы сэкономить время, я не смотрела резюме, а по шаблону отправляла анкету всем кандидатам. Идею и часть вопросов позаимствовала у Айтиэдженси

Правильный ответ

Это вопрос-ловушка. Единственный ответ, который я хотела увидеть, примерно таким:

Один этот ответ много рассказывает о кандидате:

Кандидат умеет вести переговоры. В этом ответе все по Кэмпу: право на «нет», отсутствие нужды, травление лески, принцип «не в порядке». Кандидат показывает, что не пытается получить работу любыми способами, и готов к отказу. При этом не любуется своими заслугами, а честно говорит от рисках. Если кандидат так отвечает, он шарит.

Не слишком любуется собой. Кандидат не кичится достижениями, а признает, что может ошибаться. С такими людьми работать гораздо проще, чем с теми, кто считает себя по умолчанию правыми во всем.

Не обещает лишнего. Если я берусь за новый проект, я не могу гарантировать на сто процентов, что справлюсь с ним. И никто не может, потому что это невозможно контролировать, слишком много факторов могут все испортить. Я могу только обещать, что буду впахивать на проекте изо всех сил ради крутого результата. Если кандидат обещает справиться, скорее всего, в будущем он будет тоже давать ложные обещания.

Прорабатывает ожидания. До этого вопроса в анкете пятнадцать других: об опыте, заслугах, отношении к труду, умении планировать. Понятно, что в них кандидат расскажет о себе лучшее и завысит ожидания. А вопрос «почему вы справитесь?» давал шанс понизить градус собственной крутости и проработать ожидания.

Из шестидесяти анкет только в трех был такой ответ. Эти кандидаты автоматически попадали в список финалистов. Отсюда вывод: не будьте так самоуверены.

Понижайте градус своей классности

В работе мне всегда нужны знания по верстке и дизайну: как разместить текст, на какую ширину заверстать заголовок, в какую колонку поставить иллюстрацию. Чтобы правильно это делать, я постоянно заглядываю в советы бюро Горбунова о типографике и верстке.

Теперь я собрала в один документ советы, которые чаще всего использую, и делюсь с вами. Документ работает как справочник. Я сгруппировала советы по темам и добавила подзаголовки для навигации:

Еще в справочнике есть книги для обязательного чтения и ссылка на Живые советы в бюро Горбунова.

Справочник пока не полный, буду дополнять. Сейчас в справочнике в основном советы Артема Горбунова, и нет советов Ильи Бирмана и Михаила Нозика. Их добавлю на следующей итерации.

Делитесь ссылками на другие полезные источники о верстке и дизайне в комментариях.

Советы о работе с текстом ищите в блоге Максима.

Я очень люблю свою работу и проекты, на которых работаю. Поэтому я хочу быть полезна этим проектам. Я и раньше знала, что быть полезной — не значит закрывать срочные задачи и круглосуточно быть на связи. Наоборот: чем яростнее я защищаюсь от срочных задач и работы в выходные, тем эффективнее. Если не буду держать оборону, превращусь в этого парня:

Этот пост для всех, с кем я работаю или буду работать. Пост поможет нам лучше договариваться и продуктивнее планировать задачи.

Смогу только завтра

Как предприниматель я работаю сразу на нескольких проектах. Осенью у меня их было семь, а еще я училась в Школе редакторов. Благодаря планированию и дисциплине я справлялась со всеми задачами и не срывала сроки.

Для планирования я использую принцип Марка Форстера «Сделай это завтра», узнала о нем в Школе, в дисциплине Коли Товеровского. Смысл в том, что я планирую задачи на день. Если приходит коллега и говорит: «Бросай всё и СРОЧНО сделай это», я не бросаю и не делаю. Я выясняю, почему задача срочная, что от этого зависит, как можно ее перенести. Если выясняется, что это правда важно, договариваюсь, вместо какого сегодняшнего дела взять эту задачу, и переношу дело на завтра. Тогда у меня появляется время сделать срочное сегодня. Но по-настоящему срочных дел почти не бывает. Обычно есть другое решение:

Иногда коллеги сердятся, когда я докапываюсь с вопросами о сроках: «Сроки придумал не я, раз поставили — значит, так надо». Это нормально: есть люди, которым нравится работать со срочными задачами, их это мотивирует и держит в тонусе. А я так не могу, я нервничаю и теряю концентрацию.

Если я буду бросать текущее ради срочного, я всё время буду латать дыры, а не приносить пользу. Поэтому моё правило звучит так: «Не брать срочное вместо важного».

Пожалуйста, напомни в понедельник

Раньше я работала в выходные, а теперь нет. Если я работаю в выходные, всю следующую неделю я не могу рано вставать и мучаюсь от головной боли. А когда в выходные я отдыхаю, следующую неделю я бодрый огурец, который готов свернуть горы.

Чтобы соблюдать режим выходных, я использую прием «Напиши в понедельник». Мне кажется, я сама его придумала, но наверняка, такое уже у кого-то есть. Если коллега пишет мне в выходные с задачей, которая может подождать, я отвечаю: «Пожалуйста, напомни мне в понедельник, в рабочее время». Если задача важная, заодно записываю в ту-ду на понедельник. Если неважная, полагаюсь на коллегу. Со срочными задачами возвращаюсь к пункту 1.

Я понимаю, из-за этих принципов не всем будет удобно со мной работать: у одних компаний много срочного, другие — работают без выходных. Значит, у нас ничего не получится, даже если компания классная. Моя задача не получить проект любой ценой, а быть полезной там, где работаю.

На следующей неделе отмечаем Международный женский день, а это значит, что отовсюду попрут вот такие поздравления:

И обязательно картинка с цветами и некрасивым шрифтом:

Это пошло и фальшиво. Хуже — только стихи:

Я ненавижу 8 Марта ровно из-за этих пошлых поздравлений. Если бы мне пришлось писать поздравления, я бы поставила себе ограничение — не использовать эти слова:

Если вы компания, можно не поздравлять совсем. Серьезно, на вас никто не обидится. Нет такого, чтобы клиент думал: «Сраный Билайн! Не поздравил меня с 8 Марта!». А если поздравляете, сделайте сообщение более личным: поблагодарите за работу и пообещайте стараться изо всех сил ради хорошего результата.

Я и Максим о таком уже писали:
Мой пост Поздравительный трэш
Совет Максима Ильяхова «Как поздравлять клиентов»

Предлагаю читателям дополнить список запрещенных фальшивых слов в комментариях.

P. S. Спасибо Вадиму Юмадилову за самую безвкусную в мире иллюстрацию. Вадим ее специально для этого поста нарисовал (-:

Я работаю с Модульбанком. Модульбанк — это банк с классными продуктами для предпринимателей. В этом году задач по тексту стало больше, чем я могу потянуть, поэтому мне нужен помощник, чтобы у нас получилась вот такая же команда:

Идеальный помощник — вдумчивый, скромный, упертый и умрет за качество. А теперь по порядку.

Что делать

Основная задача — писать и редактировать. Хочу, чтобы у Модульбанка был свой стиль, которого мы будем придерживаться в работе с любым текстом. А пока расскажу, чего жду от помощника.

Пахать. Чтобы получить достойный результат, работу придется переделывать по пятнадцать раз. Поэтому идеальный помощник знает разницу между «делать» и «сделать» и закладывает на нее время.

Принимать критику. Помощник моей мечты не обижается, когда ругают его работу. Он выясняет причины и уходит переделывать, пока не получится идеально.

Быть готовым к нестабильности. Задач много, однотипных мало. Точно придется писать сообщения для клиентов, готовить клиентские истории, общаться с комментаторами в соцсетях и на форумах, составлять шаблоны для смс-рассылок и ответов клиентам. Иногда задачи будут срочными. В такой ситуации идеальный помощник выясняет, почему задача срочная, и предлагает план.

Отвечать за результат. Результат самое важное в работе. Отмазки типа «я же старался» или «я хотел, но собака съела домашнее задание» не прокатят. Если есть проблема, помощник честно сообщает о ней и придумывает, как исправить.

Не относиться формально. Работа не подойдет тем, кто хочет приходить в офис в девять и уходить в шесть. Задачи на первом месте: помощник моей мечты не успокоится, пока не выполнит работу.

Почему у нас классно

Работать будет тяжело, но круто: ребята из Модульбанка заинтересованы в росте сотрудников. За ростом следить буду я: буду обучать редактуре и помогать прокачивать навыки.

Сотрудники Модульбанка получают белую зарплату, отпускные, больничные.

Помощник может без стыда поставить свое имя под каждой работой.

Формальные требования

Нам не подойдет копирайтер, которые специализируются на «продающих» текстах. Нам нужен вдумчивый писатель, который любит честный текст и не жалеет времени, чтобы как следует разобраться в задаче.

Мы пишем в инфостиле. Если вам не нравится инфостиль или вы не знаете, что это такое, мы вряд ли сработаемся.

Что будет плюсом

Хотя бы чуть-чуть знаете фотошоп и хтмл;

Учились в Школе стажеров или Школе редакторов бюро Горбунова;

Знаете про ФФФ и переговоры по Кемпу;

Готовы регулярно приходить в офис.

Условия

У нас нет чётких ограничений для рабочего дня. Неважно, сколько времени вы работаете, главное — сделать задачи. Мы работаем в офисе в Москве-Сити. Хотим, чтобы помощник работал в офисе: необязательно каждый день по восемь часов, но обязательно регулярно. Удаленная работа с редкими встречами в офисе возможна, но как исключение. Поэтому если хотите работать удаленно, скорее всего, мы откажем.

О зарплате договариваемся индивидуально.

Профессиональный бэкграунд значения не имеет.

Если думаете, что подходите, пришлите письмо с темой «Вакансия в Модульбанке» на почту. Почту найдите сами.