Способы экономить время на рабочей переписке

Всякие мелочи пожирают кучу времени: отвлекся на уведомление, долго искал ссылку, втянулся в незапланированную переписку. Чтобы с этим бороться, я выработала правила, которые экономят время на рабочей переписке. Буду рада, если вам тоже они помогут.

Сразу давать доступ в гугл-документы

Дурной тон — прислать ссылку на гугл-док и забыть дать доступ. Чтобы сразу открыть документ, нужно пять секунд, а разобраться с доступом — полторы минуты.

Я раньше тоже забывала сразу открывать доступ, но оказалось, что я просто неправильно копировала ссылку. Я копировала из адресной строки:

Это плохо, потому что такая ссылка может не открыться, даже если с доступом всё в порядке. Правильно копировать ссылку надо вот так:

В этом же окошке — настройка прав доступа. Когда копируешь ссылку правильно, сложно забыть дать права, потому что всё в одном окне.

Сначала доступ — потом ссылка

Присылать ссылку на документ в чат

Если я открыла коллеге доступ в документ, глупо ждать, пока он зайдет в почту и найдет уведомление из гугла. Еще глупее писать: «Я дала тебе доступ в документ», — а после этого ждать, пока он зайдет в почту и найдет уведомление из гугла. Поэтому у меня действует правило: «Открыл доступ — отправь ссылку».

Уведомления из гугла у меня автоматически отправляются в корзину. То же самое с уведомлениями из Трелы, Бейскемпа и всех этих штук. Это нужно, чтобы не засорять почту и мозг. Поэтому нет никакого шанса, что я найду ссылку, пока мне не пришлют ее напрямую.

Присылать ссылку напрямую — каждый раз экономит минуту.

Ссылку — в личку

Сразу предлагать время встречи

Если я с кем-то договариваюсь созвониться, сразу предлагаю время. Экономлю два-три сообщения:

Нет Да
— Давай созвонимся по этой задаче?
— Давай.
— Во сколько удобно?
— Завтра, после двух
— Ой, я завтра после двух не смогу. Сможешь пораньше?
— Нет, занят
— А совсем вечером, часов в 9 удобно будет?
— Да, нормально.
— Договорились!
— Давай созвонимся по этой задаче? Предлагаю завтра до часу или после восьми. Во сколько удобно?
— После восьми. Лучше в девять.
— Тогда на девять.

К тому же так собеседнику легче сориентироваться.

Назначайте время

Не здороваться отдельным сообщением

Если написать только «Привет!», можно никогда не дождаться ответа. Тут есть два плохих варианта. Первый — написать «привет!» и следом сообщение по делу. Второй — написать «привет!» и ждать ответного привета. Первый отвлекает и заставляет ждать, пока собеседник допечатает. Второй — отвлекает и заставляет написать бессмысленное сообщение.

Обычно я не отвечаю на «привет», а жду сообщения по сути. Когда пишу коллегам сама, сразу перехожу к делу:

Нет Да
—Привет!
проходит два часа
— Ты меня игнорируешь (((
— Привет! Есть задача по тексту — написать письмо для клиентов. Как удобнее обсудить?
— Привет! Если можно, напиши сюда. Если нужно созвониться, могу после двух.

Я понимаю людей, которые сначала здороваются: кажется, что это вежливо. Но на деле — это трата времени и внимания собеседника. Вежливости, уважения и заботы в этом нет.

Сразу к делу

Не писать сообщения без вопроса

Взяла за правило ключевые сообщения по работе завершать открытым вопросом. И другое правило — не отвечать на сообщение без вопроса. Если в сообщении нет вопроса, это размышление, на него сложно ответить:

Нет Да
—Привет! Есть задача по тексту — написать письмо для клиентов. — Привет! Есть задача по тексту — написать письмо для клиентов. Как удобнее обсудить?

На первое сообщение ответить нечего: есть какая-то абстрактная задача, которая меня не касается. Второе сообщение — обращается ко мне, собеседник ждет моего участия. Не ответить на такое — то же самое, что послать.

Разумеется, это не значит, что надо пихать вопросы везде. Они помогают только там, где нужна реакция собеседника:

Реакция не нужна Реакция нужна
— Люда, посмотри мои комментарии к статье. — Люда, чёт хрень получилась. Когда будет время обсудить?
— Смотрите, какая классная статья вышла на ВиСи: структура, текст, фотки. Всё шикарно — Смотрите, какая классная статья. Как насчет такого формата для нашего блога?
— Пропадаю со связи до трех часов. — Завтра меня не будет на связи с девяти до тринадцати. Что мне сейчас сделать, чтобы завтра быть спокойной за задачи?

Вопросы рулят

Если у вас тоже есть способы экономить время в деловой переписке, дополняйте в комментариях. Если способа нет, но мои понравились, расшарьте: пусть все знают.

comments powered by HyperComments
й
2016-08-18 14:52:34
уведомления в трелло, бк и тп можно отключить. "люда/комментарии" похоже на задачу - наверное, стоит ответить, если (не)принял.
Dmitry Morovoff
2016-08-18 14:52:39
Есть ещё люди, которые спрашивают «Как дела?» перед тем, как озвучить проблему. И ждут ответа.
Lyudmila Sarycheva
2016-08-18 14:52:56
Даааааааа. Прям бесит тоже
Roman Gribov
2016-08-18 15:36:52
Можно перестать пользоваться чатами и общаться через почту. Почта не отвлекает вообще, её можно проверять когда удобно. В почте не бывает только приветов. Даже в самом плохом письме есть то, ради чего человек его писал. Если использовать inbox от гугла, то есть волшебная кнопка Done. Поэтому если письмо не предполагает от меня дальнейших действий, смело отправляем в Done и не отвлекаемся на всякую фигню.
Evgeny Syzrantsev
2016-08-18 22:23:08
Круто! От себя добавлю: 1. В переписке почтой и чатах на 3+ персоны всегда начинать с имени к кому вопрос. Пример: Дмитрий, нужно пофиксить... 2. Нумеровать разные по смыслу вопросы/тезисы (этот комент пример). Удерживать принцип нумерации в диалоге или цитатах почтой. Фиксировать итоговые выводы по каждому пункту по-возможности с цитированием. 3. Давать ссылки с Закладками (Bookmark) на google docs сразу на обсуждаемую часть. "Открой и листай где я выделил" - моветон. 4. В google таблицах по-возможности скидывать ссылку сразу на нужную вкладку, находясь на ней и копируя из адресной строки (тут расходится с рекомендацией статьи). Дополнительно в скобках дублировать название вкладки. 5. При скайп-коллах писать в чат: а. основные тезисы b. кто что делает дальше, задачи. Митинг репорты почтой после безусловно круче, но не видел в реальности при каждом созвоне где либо на практике.
Peter Ryabikov
2016-08-19 11:02:33
Не могу согласиться с «не отвечать на сообщения без вопроса». К сожалению, кто так пишет, считает, что вопрос подразумевается. Если не отвечать — в глазах клиента это будет обычный игнор, который повредит репутации. Мало кто подумает, что стоило задать вопрос, а если и подумает, то переучиваться все равно не будет. До кучи почувствует себя не в порядке — даже нормально работу предложить не смог. Имхо в этом случае проще списать потерю времени на понимание задачи.
Vitaliy Radovanski
2016-08-19 23:42:55
Пусть такие люди прокачивают этот навык до упора: xxx: Привет! Как дела? Можешь занять мне денег до зарплаты? Жаль, пока. :)
Vitaliy Radovanski
2016-08-19 23:43:46
Про "привет" и "не отвечать на сообщения без вопроса" прямо вот взяли мои правила и озвучили. :) Удивительно, что множество собеседников этого не понимают, пишут "привет" а через день "куда ты пропал?". Умение не отвечать на сообщения, которые не несут вопроса, но вы по той или иной причине знаете, что человек ответа всё же ждёт и не ответить вроде как неудобно, позволяет становиться тому человеку лучше: через десять сообщений без ответа и десять вопросов "почему не отвечаешь?" - "потому что ты не спрашиваешь", на одиннадцатый раз придёт сообщение с открытым вопросом. Мне кажется, этот навык полезен и в воспитании детей, учит их правильно формулировать мысли и запросы. Не обозначать проблему, а предлагать решение, грубо говоря. "Мама, мне холодно" -> "мама, дай мне свитер", "мама, там паук" -> "мама, не тупи, прогони из кухни паука, я боюсь лезть в шкаф за вареньем". Возможно, это пилюлька от инфантильности.
AndreyShaD.ru
2016-08-25 21:29:54
Сам взял за основу сразу писать по делу, очень много времени экономится.
Дайджест полезных ссылок №21 | Блог Александра Сарычева
2016-09-04 00:50:30
[…] Люда написала 5 советов эффективной рабочей переписки. Про «привет» заслуживает отдельного курса в школе и универе. Для меня каждый такой «привет» с театральной паузой — боль и страдания — http://kompotique.ru/spend-less/ […]
Мария Александрова
2016-09-05 18:28:07
Это особенно любят люди, с которыми давненько не было контакта, а им нужна какая-то услуга. Считается вежливость. На деле чувствуешь неискренность и ждешь, когда человек перейдет наконец к делу. Я предпочитаю, чтобы "привет", "как дела" и суть проблемы были в одном сообщении.
Мария Александрова
2016-09-05 18:28:18
С клиентами так, но эта статья не о клиентах, а о коллегах.
Евгений
2016-09-15 16:21:27
Самое тупое - это сообщение - Привет, можно вопрос? Почему бы не задать вопрос в этом сообщении???
Дмитрий
2016-12-19 10:22:09
Друзьям не пишу "привет" — сразу пишу по делу и что нужно. Как считаете, это дурной тон?
Как мы работаем в ITEM — ITEM WIKI
2017-02-16 18:08:24
[…] Как экономить время в переписке и писать в чате […]